AI-workflow: wat is het, met 5 voorbeelden
Een AI-workflow is een vaste rij stappen waarin AI een of meer stappen doet. Hij begint steeds bij hetzelfde startpunt, bijvoorbeeld een nieuwe aanvraag, en eindigt bij een mens die nakijkt of bij een bericht dat de deur uitgaat. Hieronder staan vijf voorbeelden uit marketing en klantcontact.
- di 09:41Ads: aanvraag binnen via de advertentie
- di 09:43Inbox: antwoord gestuurd, belafspraak gezet
- wo 10:00Groei-expert: Mark belt en mailt de offerte
- ma 09:00Inbox: nog geen reactie: herinnering gestuurd
In het kort
- Een AI-workflow is een vaste rij stappen met een startpunt, waarin AI een of meer stappen doet.
- De volgorde ligt vast, en alleen binnen een stap doet AI het werk met taal: lezen, kiezen of schrijven.
- Een goede workflow heeft één duidelijke plek waar een mens nakijkt, vlak voordat iets naar een klant gaat.
- Begin met een workflow van drie stappen en maak hem pas langer als hij goed loopt.
Wat is een AI-workflow?
Een workflow is een vaste rij stappen die steeds op dezelfde manier loopt. Er is een startpunt: er komt een mail binnen, het is maandagochtend, of iemand laat een review achter. Daarna volgt stap één, stap twee, stap drie.
In een AI-workflow doet AI een of meer stappen. Meestal de stappen waar taal voor nodig is: een bericht lezen, bepalen waar het over gaat, een antwoord schrijven. De andere stappen zijn gewone automatisering: opslaan, doorsturen, melden.
Het verschil met een AI-agent: bij een workflow ligt de volgorde vast. Een agent bedenkt zelf welke stappen nodig zijn. Een workflow is daardoor voorspelbaarder, en dat is prettig bij werk dat naar klanten gaat.
Liever laten doen dan zelf uitzoeken?
5 voorbeelden van een AI-workflow
De volgorde loopt van weinig stappen naar veel stappen. Bij elk voorbeeld staat waar het start, wat de AI doet en waar een mens controleert.
Een review beantwoorden
Start: er komt een nieuwe review binnen. De AI leest de review, bepaalt of die goed of slecht is en schrijft een antwoord dat ingaat op wat de klant noemde. Controle: jij leest het antwoord en plaatst het.
- Past bij
- Bedrijven waar regelmatig reviews binnenkomen.
- Let op
- Een slechte review gaat zonder concept naar jou. Daar zit vaak een klacht achter.
Een aanvraag opvolgen
Start: iemand vult je contactformulier in. De AI leest de aanvraag, schrijft een kort eerste antwoord met één vraag terug en stelt een belmoment voor. Controle: in het begin keur je elk antwoord goed, later alleen wat afwijkt.
- Past bij
- Bedrijven waar aanvragen blijven liggen tot de avond.
- Let op
- Laat geen prijs of termijn noemen die niet in je eigen informatie staat.
Een offerte opvolgen
Start: een offerte is een paar dagen oud en er is geen reactie. De AI leest wat er is aangeboden, schrijft een korte herinnering en zet die klaar. Controle: jij verstuurt hem, of je belt zelf.
- Past bij
- Bedrijven die veel offertes sturen en zelden nabellen.
- Let op
- Spreek af na hoeveel herinneringen het ophoudt, anders wordt het aandringen.
De posts van de week
Start: het is maandagochtend. De AI bekijkt welke posts vorige week het meest gelezen zijn, kiest drie onderwerpen, schrijft de posts en zet ze in een planning. Controle: jij of een collega keurt de week in één keer goed, daarna worden ze ingepland.
- Past bij
- Bedrijven die elke week willen posten en het steeds uitstellen.
- Let op
- Foto's van je eigen werk moet iemand blijven aanleveren.
Het weekrapport van je advertenties
Start: het is vrijdagmiddag. De AI haalt de cijfers van je advertenties op, vergelijkt ze met vorige week en schrijft op één pagina wat opvalt en wat hij zou stoppen. Controle: jij beslist wat er echt verandert.
- Past bij
- Bedrijven die adverteren en de cijfers zelden bekijken.
- Let op
- De workflow mag voorstellen doen, maar nooit zelf het budget aanpassen.
Zo zet je je eerste AI-workflow op
Begin klein. Een workflow van drie stappen die elke dag loopt, is meer waard dan een van twaalf die niemand vertrouwt.
Schrijf de stappen op zoals je ze nu doet
Neem één taak en schrijf op wat je achter elkaar doet, van startpunt tot einde. Lukt dat niet in vijf regels, dan is de taak nog te groot.
Kies welke stap naar AI gaat
Meestal is dat de stap waar je leest of schrijft. Opslaan, doorsturen en melden kan zonder AI.
Geef voorbeelden en regels mee
Drie goede antwoorden van jezelf, je prijslijst en wat nooit mag. Daarmee weet de AI hoe het resultaat eruit moet zien.
Bepaal waar een mens kijkt
Zet de controle vlak voor het moment dat iets naar een klant gaat. Spreek af wie dat doet, en wie het overneemt bij vakantie.
Draai een week mee
Laat de workflow een week alleen klaarzetten en vergelijk het met wat je zelf gedaan zou hebben. Pas daarna mag er iets vanzelf de deur uit.
Waar een AI-workflow misgaat
De stap die AI doet, is zelden het probleem. Het gaat mis eromheen, op drie plekken.
Het startpunt is te breed
De workflow start bij elke mail, ook bij spam en nieuwsbrieven. Maak het startpunt zo smal mogelijk: alleen het formulier, alleen nieuwe reviews.
De informatie is oud
De AI schrijft met de prijslijst en openingstijden die jij gaf. Verandert er iets, dan moet iemand dat bijwerken. Anders gaat er weken een oude prijs de deur uit.
Niemand kijkt meer
Na een maand zonder fouten geeft iedereen akkoord zonder te lezen. Houd de controle kort, zodat je hem volhoudt, en lees elke week een paar berichten helemaal.
Benieuwd hoe dit er voor jouw bedrijf uitziet?
- Een weekplan voor jouw bedrijf
- Drie posts in jouw toon
- Eén advertentie met twee varianten
AI-workflow of AI-agent?
De twee woorden worden door elkaar gebruikt. Het verschil zit in wie de stappen bepaalt: jij vooraf, of de AI onderweg.
Een workflow past als
- De stappen elke keer hetzelfde zijn
- Je precies wilt weten wat er gebeurt
- Het werk naar klanten gaat
- Je klein wilt beginnen
Een agent past als
- De stappen per keer verschillen
- De taak te breed is voor een vaste rij
- Iemand het resultaat beoordeelt
- Je al ervaring hebt met een workflow
AI-workflow automatisering: zelf bouwen of laten doen
Een workflow van drie stappen bouw je zelf. Het werk zit daarna in het bijhouden: de informatie actueel houden, de controle blijven doen en bijsturen als een antwoord niet klopt.
Voor je marketing kun je dat laten doen. Bij Millie doen getrainde AI-agents de stappen: de posts van de week, de opvolging van aanvragen en het weekrapport. De controle is een groei-expert die alles nakijkt voordat het live gaat.
Workflows op maat voor je planning of boekhouding bouwen we niet: het gaat om marketing. Je betaalt een vast bedrag per maand, vanaf € 399, excl. btw. In de gratis proefweek zie je een week werk op papier, er gaat niets live.